活動簽到表怎麼做？從 Excel 名單到 A4 列印完整教學
從 Excel 整理姓名與部門，到貼上名單、自訂欄位、A4 列印及 CSV 匯出，逐步製作工作坊或會議簽到表，並排除表頭被當成人名等常見問題。
一起操作：活動簽到表產生器 ↗
製作活動簽到表，可以先把 Excel 名單整理成「一列一人、第一欄姓名、第二欄部門」，複製資料列貼進工具，再選需要的簽到欄位並列印。不要直接把整張試算表連同電話、地址一起貼上；現場真正需要的資訊通常比報名表少。
假設你正在準備一場 30 人手作工作坊，入口只有一位工作人員。清楚的姓名排序、足夠的簽名空間，比塞滿報名資訊更有助於快速報到。下面以示範名單說明，沒有使用真實參加者資料。
先決定要收哪些欄位
基本欄位可用「序號、姓名、部門、簽到、備註」。部門適合跨單位會議；親友聚會則可以取消。備註可留給臨時換組或領取資料的紀錄，不必預先填入過多個人資訊。
| 情境 | 建議保留 | 可以省略 |
|---|---|---|
| 公司內訓 | 姓名、部門、簽到 | 完整電話與住址 |
| 小型工作坊 | 姓名、簽到、備註 | 與活動無關的身分資料 |
| 需要發餐點的活動 | 基本欄位加「餐點」 | 其他沒有現場用途的資料 |
ToolPiyo 可增加最多 3 個自訂欄位，各欄名稱最多 20 字元。這些是新增的空白填寫欄，不是自動從 Excel 第三欄以後讀入資料。若要預先保留完整報名欄位，應在原試算表另做工作底稿。
從 Excel 或 Google Sheets 整理名單
- 在工作表第一欄放姓名，第二欄放部門或單位，兩欄都不要合併儲存格。
- 只選取實際資料列，不要選到「姓名、部門」表頭、合計列或空白尾列。
- 複製兩欄資料，貼入簽到表工具的名單區。試算表欄位之間的 Tab 會用來分隔姓名與部門。
- 先核對工具顯示的人數，再填活動名稱與日期。
例如，以下三列資料代表三位參加者；姓名與部門之間是 Tab，而不是逗號：
林安安 行政組
陳柏宇 設計組
王小晴 活動組更新後應有 3 筆、序號 1～3。如果顯示 4 筆，先查看是不是把表頭也貼進去了。若整串「林安安,行政組」都出現在姓名欄，表示貼入的是逗號文字，應回試算表選取兩欄再複製。
同名者會保留成不同資料列。請用單位或事前約定的識別方式核對，不要僅因姓名重複就刪除某一位。
更新預覽，再列印 A4
輸入活動名稱與日期後，勾選要顯示的部門、簽到、備註；需要餐點欄時，在自訂欄位輸入「餐點」。按「更新表格」確認標題、日期與人數，再按「列印 A4」。
列印版型使用 A4 直向、預設 14 mm 邊界，多頁會重複表頭。進入瀏覽器列印對話框後，選 A4，關閉頁首頁尾，查看最後一頁是否仍有完整資料列。不要只看螢幕預覽第一頁。
需要 PDF 時，請在瀏覽器列印對話框選「另存為 PDF」或作業系統提供的 PDF 輸出。這是列印功能，不是工具提供 PDF 檔案下載；也沒有直接匯出 Word 或 XLSX 的功能。
CSV 要拿來做什麼？
「匯出 CSV」可把活動資訊、欄名與目前名單帶回試算表繼續整理。CSV 不包含 A4 版面、欄寬與手寫簽名；紙本簽到之後，也不會自動把筆跡同步回檔案。
請保留原始試算表與匯出的 CSV，並妥善保管含姓名的檔案。若用 Excel 開啟中文顯示不正常，可從「資料／從文字或 CSV」匯入並確認 UTF-8。工具會為看起來像公式的儲存格加入文字防護，不應為了執行內容而移除防護。
列印前的快速排錯
- 活動日期不對：工具初始帶入台灣今天，未來活動仍需自己修改。
- 名單少一欄：部門勾選被取消，或貼入內容沒有 Tab 分隔。
- 寫字空間不夠：取消沒有用途的欄位，比縮小整張表更容易閱讀。
- 臨時加人沒有出現在紙上：修改來源後要更新預覽並重新列印，舊紙本不會跟著變動。
同一場活動還要做桌牌，可接著看三角桌牌的紙張方向與摺法；報到後要分隊，則先確認組數與每組最多人數的差異。
常見問題
可以直接上傳 Excel 檔嗎？
這份教學使用從 Excel 或 Sheets 複製資料列再貼上的方式，不需要 XLSX 上傳。請先整理成姓名、部門兩欄，避免把表頭或額外欄位誤當作名單。
表上簽名後，工具會記錄出席率嗎？
不會。這是簽到表製作與列印工具，不是線上簽名、出席管理或自動辨識手寫的系統。活動後需自行彙整實際出席紀錄。
重新整理頁面後還能找回名單嗎？
不要把開著的頁面當成存檔。一般輸入在瀏覽器處理，不會替你建立雲端報名資料庫；重要名單請保留原始工作表與自行下載的檔案。